EASA RMS: il sistema di gestione delle organizzazioni aeronautiche, in un unico programma

Compliance Monitoring, Safety Management, personale Part 66, formazione e rapporti con ENAC: tutto quello che serve a un'organizzazione approvata EASA per restare conforme, ogni giorno.

Chi lavora in un'organizzazione di manutenzione Part-145, in una CAMO o in un operatore AOC lo sa: la conformità al regolamento non si dimostra una volta l'anno, si costruisce giorno per giorno. Piano degli audit, checklist, rilievi, azioni correttive, scadenze dell'Autorità, autorizzazioni del personale certificante, corsi di recurrent training, hazard log. Spesso tutto questo vive in decine di fogli Excel, cartelle condivise e caselle di posta diverse.

EASA RMS (EASA Regulation Management System), sviluppato da Alphaca s.r.l., riunisce queste attività in un unico ambiente, organizzato secondo la struttura dei regolamenti europei.

Una sola applicazione per tutte le certificazioni

EASA RMS gestisce in parallelo le certificazioni dell'organizzazione, ognuna con il proprio archivio, il proprio piano e i propri responsabili:

• Part-145, organizzazioni di manutenzione (Reg. (UE) 1321/2014, Allegato II)
• Part-CAMO, gestione del mantenimento dell'aeronavigabilità
• AOC, operatori di trasporto aereo, anche HEMS
• Part-147, organizzazioni di addestramento per la manutenzione
• ATO, FSTD, SPO e COAN, oltre a certificazioni personalizzate

Si passa da una certificazione all'altra con un clic. Le aree comuni, come la formazione, le comunicazioni con l'Autorità e lo scadenziario, restano condivise. Il cruscotto mostra subito l'avanzamento del piano annuale, i rilievi di livello 1 e 2, le azioni correttive scadute e le prossime schede da eseguire.

Compliance Monitoring: dal piano annuale al rapporto di audit

Il cuore del programma è il ciclo completo del Compliance Monitoring:

1. Archivio schede. Checklist precaricate e costruite sui requisiti applicabili, con riferimenti normativi (IR, AMC e GM) e ai paragrafi del manuale aziendale (MOE, CAME, OM, MTOE). Le schede si modificano, si duplicano e si numerano secondo le regole dell'organizzazione.
2. Piano audit. A inizio anno si compone il programma (Schedule of Internal Audits) assegnando le schede ai mesi; il piano si stampa anche in formato A3.
3. Esecuzione. Per ogni punto della checklist l'auditor registra l'esito (conforme, livello 2, livello 1, non applicabile), le note e le evidenze oggettive allegate.
4. Rapporto. Alla chiusura la scheda diventa un Rapporto di audit numerato e stampabile, con premessa, rilievi, root cause e azioni richieste.
5. Azioni correttive. Ogni rilievo alimenta automaticamente il registro delle azioni correttive, con scadenze, proroghe, chiusure e verifica di efficacia.

Audit dell'Autorità e comunicazioni con ENAC

I rapporti degli audit di sorveglianza ENAC si caricano direttamente in PDF: il programma ne ricava i dati principali e i rilievi. Per ciascun rilievo si compilano root cause analysis e azione correttiva proposta, entro il termine fissato, e si stampa la risposta da inviare.

Il registro delle Comunicazioni con l'Autorità raccoglie tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, con protocolli, oggetti e allegati. Le risposte restano raggruppate sotto la comunicazione che le ha originate, così ogni argomento si legge per intero. Il programma prepara anche la lettera all'ENAC già intestata e numerata. Lo Scadenziario ENAC segnala in anticipo PAC da trasmettere, chiusure di rilievi, notifiche e rinnovi.

Safety Management System

Il modulo Safety (SMS) gestisce per ogni certificazione:

• l'hazard log, con rischio iniziale, barriere in atto e rischio residuo secondo la matrice probabilità × severità;
• i Management of Change e i rapporti di Risk Assessment, con approvazione dell'Accountable Manager e del Safety Manager;
• i verbali del Safety Review Board;
• la metodologia di valutazione del rischio, richiamata in ogni rapporto.

Una libreria di pericoli tipici del settore accelera la compilazione; i pericoli si possono anche importare da Excel o CSV.

Personale certificante Part 66 e formazione

Per il personale tecnico il programma tiene la cartella individuale di certifying staff e personale di supporto B1/B2: licenza AML Part-66 con categorie e abilitazioni per tipo, autorizzazione di certificazione con task codes e limitazioni, esperienza recente (sei mesi negli ultimi due anni), continuation training, personnel assessment e dichiarazioni di competenza (145.A.30, 145.A.35). Un controllo automatico evidenzia i requisiti da sistemare prima che diventino un rilievo.

Il Registro corsi, comune a tutte le certificazioni, gestisce corsi interni ed esterni, iniziali e recurrent. Stampa registro presenze e attestati e, alla registrazione, aggiorna le cartelle di ogni partecipante con le relative scadenze.

Normativa sempre aggiornata

La sezione Normativa riporta i requisiti di riferimento di ciascuna certificazione e mostra in quali schede di audit è richiamato ogni paragrafo. Il programma tiene traccia della release delle Easy Access Rules EASA in uso. Quando si carica una nuova release, evidenzia i paragrafi cambiati, così è subito chiaro quali checklist e procedure rivedere.

Pensato per chi lavora davvero con l'Autorità

• Profili utente (amministratore, utente, sola lettura) e accesso limitato alle certificazioni assegnate
• Registro delle attività per la tracciabilità delle operazioni
• Stampe pronte per l'Autorità: rapporti, registri, piano audit, hazard log, cartelle del personale
• Esportazione in CSV e backup completo dei dati
• Funzioni di annulla e ripristina su ogni modifica
• Interfaccia interamente in italiano, con la terminologia dei regolamenti EASA

Chi siamo

Alphaca s.r.l. sviluppa EASA RMS a partire dall'esperienza diretta di Compliance Monitoring in organizzazioni aeronautiche approvate: ogni funzione nasce da un'esigenza reale di audit, di sorveglianza ENAC o di gestione del personale.

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Le schermate mostrano un'organizzazione dimostrativa con dati di fantasia.